§ 1

WSTĘP

W mBank S.A. („Bank”) prowadzimy postępowania zakupowe za pośrednictwem aplikacji informatycznej: MarketPlanet OnePlace („System zakupowy”), obsługiwanej przez wskazanego przez nas operatora („Operator”) oraz zgodnie z regulaminem Operatora („Regulamin”) w zakresie obsługi platformy zakupowej i Zasadami udziału w postępowaniu zakupowym („Zasadami”) określonymi przez Bank.

W Regulaminie Operator określił warunki techniczne korzystania z platformy zakupowej oraz zasady korzystania przez Dostawców z platformy zakupowej takie jak: warunki rejestracji, uzyskania statusu certyfikowanego dostawcy, a także warunki reklamacji oraz pomocy technicznej.

Zasady określone przez Bank mają na celu: maksymalizację efektywności procesu wyboru dostawcy, standaryzację i jednoznaczne określenie obowiązków, transparentność negocjacji, uzyskanie najlepszej jakości względem możliwie najniższej ceny, wyeliminowanie podejrzeń natury korupcyjnej.

Regulamin obowiązuje wszystkich dostawców Grupy mBanku. Dostawcy Grupy mBanku:

1)      Działają zgodnie z przepisami prawa. Każdy Dostawca prowadzi działalność zgodnie

z obowiązującymi przepisami prawa.

2)      Przestrzegają praw pracowniczych. Dbają o ich zdrowie i bezpieczeństwo. Nie stosują

i nie osiągają korzyści z pracy przymusowej i nie zatrudniają nieletnich. Dostawcy zapewniają swoim pracownikom warunki zgodne z zasadami BHP. Nie mogą zmuszać do pracy, ani tolerować pracy przymusowej. Nie mogą także zatrudniać dzieci, które nie ukończyły 16 roku życia.

3)      Przestrzegają praw człowieka. Zapewniają pracownikom wolność zrzeszania się. Dostawcy przestrzegają przepisów w zakresie praw człowieka. Ich pracownicy mogą zrzeszać się

w organizacjach związkowych.

4)      Dbają o środowisko. Dostawcy przestrzegają przepisów ochrony środowiska i podejmują działania, które mają minimalizować ich negatywny wpływu na środowisko naturalne.    

5)      Nie dyskryminują. Dostawcy nie stosują praktyk dyskryminujących osoby m.in. ze względu na rasę, narodowość, wyznanie, niepełnosprawność, orientację seksualną czy światopogląd.

6)      Przestrzegają prawa antykorupcyjnego. Dostawcy przestrzegają prawa antykorupcyjnego. Dbają również o to, by w prowadzonej przez nich działalności nie występowały konflikty interesów.

§ 2

ZOBOWIĄZANIA DOSTAWCÓW

Przystępując do postępowania zakupowego, każdy z Dostawców oświadcza, że:

1)      Osoba, składająca ofertę - w ramach określonego postępowania zakupowego - jest upoważniona do jej złożenia,

2)      Opis potrzeb i wymagań dotyczący określonego przedmiotu zamówienia („opis”) jest wystarczający do złożenia wiążącej oferty, co najmniej przez okres wskazany w zapytaniu ofertowym,

3)      Dostawca:

a)      posiada uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności określonej przedmiotem zamówienia,

b)      posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

c)      znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej terminowe i zgodne

z przedmiotem wykonanie zamówienia,

d)      nie jest podmiotem wszczętego postępowania upadłościowego ani jego upadłość nie została ogłoszona, nie jest poddany procesowi likwidacyjnemu, a jego sprawy nie są objęte zarządzeniem komisarycznym lub sądowym,

e)      nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne i/lub zdrowotne lub uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,

f)       urzędujący członkowie organów lub wspólnicy, nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,

4)      Dostawca akceptuje Regulamin i Zasady, a w szczególności, że:

a)      w uzasadnionych przypadkach Bank może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić treść zapytania ofertowego,

b)      informacja o wprowadzonych w ten sposób zmianach, modyfikacjach lub uzupełnieniach przekazana zostanie do wiadomości wszystkich potencjalnych Dostawców poprzez aktualizację publikacji zapytania ofertowego (zmiana zapytania ofertowego), przy czym będą one wiążące przy składaniu ofert,

c)     jeżeli będzie to niezbędne dla wprowadzenia w ofertach zmian, wyznaczony termin składania ofert zostanie zmieniony, a informacja o takiej zmianie przekazana zostanie do wiadomości wszystkich potencjalnych Dostawców poprzez aktualizację publikacji zapytania ofertowego (zmiana zapytania ofertowego).

§ 3

ZASADY ETYKI

Jako Bank, w swojej działalności uwzględniamy etyczne i odpowiedzialne zachowania (dalej: “Wytyczne”), określone w szczególności w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, standardach Międzynarodowej Organizacji Pracy oraz wytycznych OECD (ze szczególnym uwzględnieniem wytycznych dotyczących zwalczania korupcji).

Każdy Dostawca, biorący udział w postępowaniu zakupowym lub realizujący umowy z Bankiem zobowiązuje się działać zgodnie z Wytycznymi oraz zapewnia, że jego podwykonawcy oraz inne osoby, przy pomocy których wykonuje umowę zawartą z Bankiem, będą przestrzegali Wytycznych.

Przez Wytyczne należy rozumieć w szczególności postanowienia:

1)      Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka,

2)      Standardów Międzynarodowej Organizacji Pracy,

3)      Wytycznych OECD (zwłaszcza dotyczące walki z korupcją),

4)      Deklaracji z Rio o Środowisku Naturalnym i Rozwoju Agenda 21,

5)      Konwencji Narodów Zjednoczonych przeciwko korupcji,

6)      międzynarodowych sankcji handlowych lub embarg, w tym sankcje, które mogą obowiązywać w wyniku rezolucji uchwalonej zgodnie z Rozdziałem VII Karty NZ przez Radę Bezpieczeństwa NZ, lub dowolne sankcje nałożone przez Unię Europejską,

7)      oraz akty prawa wewnętrznego implementujące powyższe postanowienia jak również postanowienia Regulaminu, w szczególności eliminujące konflikt interesów.

Każdy Dostawca, biorący udział w postępowaniu zakupowym lub realizujący umowy z Bankiem na żądanie Banku niezwłocznie poinformuje o stosowanych przez niego procedurach w celu przestrzegania Wytycznych.

Każdy Dostawca, biorący udział w postępowaniu zakupowym lub realizujący umowy z Bankiem zobowiązany jest informować Bank o każdym przypadku naruszenia Wytycznych oraz

o podjętych działaniach w celu przywrócenia zgodności z Wytycznymi.

W przypadku wykrycia naruszenia Wytycznych, każdy Dostawca, biorący udział w postępowaniu zakupowym lub realizujący umowy z Bankiem zobowiązany jest do ich niezwłocznego usunięcia na wezwanie Banku. W przypadku jeżeli wezwanie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, okaże się bezskuteczne, Bank może rozwiązać umowę z takim Dostawcą w trybie natychmiastowym.

O rozwiązaniu umowy w przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Bank poinformuje takiego Dostawcę w formie pisemnej.

Niezależnie od postanowień ust. 6, Bank zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy

z Dostawcą w trybie natychmiastowym w przypadku rażącego lub uporczywego naruszenia Wytycznych przez Dostawcę. O rozwiązaniu umowy w przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Bank poinformuje takiego Dostawcę w formie pisemnej.

§ 4

WYKLUCZENIA DOTYCZĄCE UCZESTNIKÓW POSTĘPOWANIA ZAKUPOWEGO

W postępowaniu zakupowym nie mogą brać udziału osoby, które - występując po stronie Dostawcy - mają powiązania osobowe lub kapitałowe ze spółką z grupy kapitałowej mBank S.A. („Spółka Grupy mBank”), dla której prowadzone jest dane postępowanie zakupowe, a w szczególności:

1)      są właścicielem, wspólnikiem spółki osobowej, posiadają akcje/udziały (za wyjątkiem spółek giełdowych), są członkami organów spółek kapitałowych,

2)      pozostają w takim stosunku prawnym lub faktycznym ze Spółką z Grupy mBank, dla której prowadzone jest dane postępowanie zakupowe, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności,

3)      są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z osobą zasiadającą w organach zarządzających lub nadzorczych Spółki z Grupy mBank, dla której prowadzone jest dane postępowanie zakupowe.

W postępowaniu zakupowym nie mogą brać udziału również osoby, których współmałżonek, krewni

i powinowaci w linii prostej oraz bocznej do drugiego stopnia, które - występując po stronie Dostawcy - mają powiązania osobowe lub kapitałowe ze Spółką z Grupy mBanku, dla której prowadzone jest dane postępowanie zakupowe, a w szczególności:

1)      są właścicielem lub wspólnikiem takiej spółki, posiada akcje/ udziały (za wyjątkiem spółek giełdowych) takiej spółki lub są członkami organów spółek kapitałowych,

2)      pozostają w takim stosunku prawnym lub faktycznym ze Spółką z Grupy mBank, dla której prowadzone jest dane postępowanie zakupowe, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności,

3)      są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z osobą zasiadającą w organach zarządzających lub nadzorczych Spółki z Grupy mBank, dla której prowadzone jest dane postępowanie zakupowe.

Ograniczenie udziału w postępowaniu zakupowym, o którym mowa w ust. 1 i 2, nie dotyczy uprawnienia - przyznanego każdemu członkowi zarządu lub rady nadzorczej Spółki z Grupy mBanku - do wejścia do składu Zespołu zakupowego.

Bank wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych

w zapytaniu ofertowym. Za najkorzystniejszą ofertę uznana będzie oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia albo ofertę z najniższą ceną. Bank niezwłocznie powiadomi za pośrednictwem platformy zakupowej uczestników postępowania zakupowego o jej wyniku albo o zamknięciu postępowania zakupowego bez dokonania wyboru.

Oferta złożona w toku postępowania zakupowego przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta albo gdy aukcja została zamknięta bez wybrania którejkolwiek z ofert.

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Bank spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną.

Jeżeli w określonym postępowaniu zakupowym, w której jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty

o takiej samej cenie, Bank wzywa Dostawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia

w terminie określonym przez Bank ofert dodatkowych.

Jeżeli Dostawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Bank może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania

i oceny. Postanowienie ust. 6 stosuje się odpowiednio.

Bank informuje, że potwierdzeniem przyjęcia oferty jest podpisanie umowy ze strony Zamawiającego. Natomiast wszelkie informacje od pracowników Banku, w szczególności dotyczące oceny oferty dostawcy, kwalifikacji do kolejnej części negocjacji lub zaproszenia do ustalenia warunków umowy nie stanowią przyjęcia oferty lub przyrzeczenia do zawarcia umowy i nie narzucają na Bank obowiązku zawarcia umowy z dostawcą.

Bank zastrzega sobie prawo do:

§ 5

WYBÓR DOSTAWCÓW, nA PODSTAWIE ZŁOŻONYCH OFERT

a)      swobodnego wyboru oferty lub jej części,

b)      unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyn,

c)      odrzucenia oferty bez podania uzasadnienia,

d)      zmiany zakresu przedmiotu zamówienia,

e)      wyboru jednego lub więcej dostawców do realizacji przedmiotu zamówienia,

f)       dokonania zakupu częściowego u jednego lub więcej z wybranych dostawców.

§ 6

AUKCJA ELEKTRONICZNA

W przypadku postępowania zakupowego, Bank po dokonaniu oceny ofert w celu wyboru najkorzystniejszej oferty może przeprowadzić aukcję elektroniczną.

W przypadku podjęcia decyzji o przeprowadzeniu aukcji elektronicznej, Bank informuje o tym Dostawców oraz wskazuje w szczególności:

1)      wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji Dostawców, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych,

2)      informację, które spośród kryteriów oceny ofert będą stosowane w toku aukcji elektronicznej,

3)      informację o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej wraz z adresem strony internetowej, na której będzie prowadzona aukcja elektroniczna.

Kryteriami oceny ofert w toku aukcji elektronicznej są wyłącznie kryteria określone

w zapytaniu ofertowym, umożliwiające automatyczną ocenę oferty bez ingerencji Banku, wskazane spośród kryteriów, na podstawie których dokonano oceny ofert przed otwarciem aukcji elektronicznej.

Bank zaprasza drogą elektroniczną do udziału w aukcji elektronicznej wszystkich Dostawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu.

W zaproszeniu, o którym mowa w ust. 1, Bank informuje Dostawców o:

1)      minimalnych wartościach postąpień składanych w toku aukcji elektronicznej;

2)      terminie otwarcia aukcji elektronicznej;

3)      terminie i warunkach zamknięcia aukcji elektronicznej;

4)      sposobie oceny ofert w toku aukcji elektronicznej.

Termin otwarcia aukcji elektronicznej nie może być krótszy niż 2 dni robocze od dnia przekazania zaproszenia, o którym mowa w ust. 1.

Sposób oceny ofert w toku aukcji elektronicznej powinien obejmować przeliczanie postąpień na punktową ocenę oferty.

W toku aukcji elektronicznej Dostawcy za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną, składają kolejne korzystniejsze postąpienia, podlegające automatycznej ocenie i klasyfikacji.

W toku aukcji elektronicznej Operator na bieżąco przekazuje każdemu Dostawcy informację

o pozycji złożonej przez niego oferty. Do momentu zamknięcia aukcji elektronicznej nie ujawnia się informacji umożliwiających identyfikację Dostawców.

Oferta Dostawcy przestaje wiązać w zakresie, w jakim złoży on korzystniejszą ofertę w toku aukcji elektronicznej. Bieg terminu związania ofertą nie ulega przerwaniu.

Operator zamyka aukcję elektroniczną:

1)      w terminie określonym w ogłoszeniu o zamówieniu,

2)      jeżeli w ustalonym w ogłoszeniu okresie nie zostaną zgłoszone nowe postąpienia.

Bezpośrednio po zamknięciu aukcji elektronicznej Bank podaje, pod ustalonym w ogłoszeniu

o zamówieniu adresem internetowym, nazwę (firmę) oraz adres Dostawcy, którego ofertę wybrano.

§ 7

ODRZUCENIE OFERTY DOSTAWCY

Bank odrzuca ofertę Dostawcy:

1)      który w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia wyrządził Bankowi szkodę lub pozostaje z Bankiem w sporze przed sądem lub innym organem orzekającym,

2)      który zaoferował nierealne warunki wykonania zamówienia pod względem jakościowym, terminowym lub cenowym albo zakres zamówienia przekracza w sposób oczywisty jego możliwości organizacyjne i wykonawcze,

3)      który złożył ofertę nie odpowiadającą warunkom określonym w zapytaniu ofertowym,

4)      który znajduje się w likwidacji lub w upadłości, lub z informacji posiadanych przez zamawiającego wynika, że Dostawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej uniemożliwiającej rzetelne wykonanie zamówienia,

5)      który złożył ofertę po terminie lub w inny sposób niż opisaliśmy w zapytaniu ofertowym,

6)      który został wpisany na listę niedozwolonych Dostawców,

7)      ofertę złożył Dostawca, który podlega wykluczeniu z uwagi na powiązania osobowo-kapitałowe, szczegółowo określone w Załączniku nr 4 do Instrukcji.

§ 8

ZASTOSOWANIE PLATFORMY ZAKUPOWEJ

Bank wykorzystuje platformę zakupową na potrzeby współpracy z Dostawcami również na etapie realizacji zawartych z nimi umów.

Wykorzystanie platformy, o której ust. 1, dotyczy w szczególności składania zamówień.

W celu umożliwienia Operatorowi realizacji usług utrzymania oraz serwisu platformy zakupowej przystępując do określonego postępowania zakupowego każdy z Dostawców, wyraża zgodę na przekazywanie przez Bank Operatorowi informacji wskazanych w składanych ofertach oraz umowach i zamówieniach, w szczególności warunków handlowych. Zgoda, o której mowa

w zdaniu poprzedzającym wyłącza klauzule poufności wskazane w umowach.

Bank zapewni w umowie z Operatorem obowiązek utrzymania w tajemnicy informacji,

o których mowa w ust. 1. Obowiązek zachowania poufności informacji, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, nie dotyczy sytuacji, gdy informacje takie:

1)      zostały upublicznione w sposób inny niż w wyniku naruszenia postanowień umowy

z Operatorem, w szczególności jeżeli podmiot, którego informacje dotyczą wyraził zgodę na upublicznienie takich informacji;

2)      znajdowały się w posiadaniu otrzymującej je Strony przed ich ujawnieniem przez drugą Stronę;

3)      zostały wypracowane niezależnie przez otrzymującą je Stronę;

4)      muszą być ujawnione w celu spełnienia wymogów przepisów powszechnych audytorom albo innym podmiotom zobowiązanym do zachowania tajemnicy zawodowej,

5)      zostaną ujawnione na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa,

w szczególności na żądanie właściwego sądu lub organu administracyjnego.

§ 9

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych Dostawcy jest Bank, który otrzymał dane Dostawcy od Operatora, który przetwarza dane osobowe Dostawcy wg. poniższych zasad.

Administratorem danych osobowych Dostawcy jest mBank S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Prosta 18.

Funkcję Inspektora ochrony danych osobowych pełni pracownik Banku, z którym Dostawca ma możliwość kontaktu pod adresem: Inspektordanychosobowych@mbank.pl.

Dane osobowe Dostawcy, które Bank będzie przetwarzał to: Imię i nazwisko, numer PESEL, nr tel. służbowego nr służbowej skrzynki mail’owej, adres zamieszkania, stanowisko.

Dane osobowe Dostawcy zostały pozyskane od Operatora Systemu zakupowego, tj. Otwarty Rynek Elektroniczny S.A. za pośrednictwem platformy Marketplanet OnePlace.

Bank będzie przetwarzać dane osobowe Dostawcy w związku z prowadzoną działalnością, czyli aby:

1)      zarządzać procesem składania ofert oraz procesem prowadzącym do ewentualnego podpisania umowy pomiędzy Dostawcą a Bankiem;

2)      w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących Bankowi i w stosunku do Banku oraz obrony przed nimi

Przetwarzanie danych osobowych Dostawcy jest więc konieczne aby Bank mógł zawrzeć oraz wykonać umowę pomiędzy Dostawcą a Bankiem oraz realizować wyżej wymienione prawnie uzasadnione interesy Banku.

Dane osobowe Dostawcy będą przetwarzane przez Bank: nie dłużej niż 7 lat po rozwiązaniu umowy (na wypadek sporu sądowego oraz w związku z obowiązkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości i ustawy o podatku dochodowym od osoby prawnej). Po upływie tego okresu Bank zanonimizuje te dane.

Za pośrednictwem DZA.RODO@mBank.pl Dostawca:

1)      ma prawo do dostępu i sprostowania swoich danych oraz w określonych sytuacjach ich przeniesienia.

2)      może żądać ich usunięcia, ograniczenia lub wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania.

Dostawca ma również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego w zakresie ochrony danych Dostawcy.

Więcej informacji na temat zasad przetwarzania danych stosowanych przez Bank znajduje się w https://www.mbank.pl/rodo/dla-kontrahentow/

§ 10

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

W sprawach nieuregulowanych postanowieniami Zasad stosuje się Regulamin Operatora oraz przepisy prawa powszechnie obowiązujące.